Verslag vijfde vergadering Bezoekersraad HCL 11 februari 2003

Aanwezig

: Jan Folkerts, Minne Hoekstra, Herman Maring, Otto Roemeling (vz.), Tineke Slof, Jan van der Woude, Klaas Zandberg (not.).

Afwezig

: Ad Fahner en Michiel Francot.

1. Vorige verslag:

- bezoekersraad vond de nieuwjaarsbijeenkomst van historisch Leeuwarden zeer geslaagd. Met name de lokatie, de voormalige synagoge, viel in de smaak.
- Het diner voor leden van de bezoekersraad, aangeboden door het HCL, werd gewaardeerd.
- In het vorige verslag stond in de tekst over de publicatie Leeuwarden 750-2000 ‘de beste stadsgeschiedenis in Leeuwarden’, wat natuurlijk ‘in Nederland’ had moeten zijn.

2. Mededelingen van het HCL:

- Leeuwarder Historische Activiteiten: i.s.m. Aed Levwerd wordt, zoals inmiddels gebruikelijk is geworden, een aantal lezingen, excursies, stadswandelingen en rondleidingen georganiseerd.
- Jaar van de Boerderij: met o.a. monumentenzorg en milieu-educatie van de gemeente worden allerlei activiteiten georganiseerd, vooral in de Leeuwarder dorpen.
- Tentoonstellingen: exposities van foto’s van Dick van der Heijde (in Bibliotheek Leeuwarden) en rond de thema’s ‘water’ (in de Frieslandbank) en ‘boerderijen rond Leeuwarden’ (tentoonstellingsruimte HCL) staan in de planning.
- 500 jaar hoofdstad in 2004: de gemeente heeft besloten middelen ter beschikking te stellen voor activiteiten rondom dit heugelijke feit. Zo gaat het HCL met uitgeverij Waanders een populaire geschiedenis van Leeuwarden in maandelijkse afleveringen verzorgen.
- Website: in de loop van april zal de geheel vernieuwde website van het HCL on-line zijn. Tegelijkertijd zullen duizenden oude foto’s, prenten, prentbriefkaarten en bouwtekeningen digitaal beschikbaar komen.
- Formatie-uitbreiding: de procedure voor een viertal (parttime) vacatures in de dienstverlening en logistiek is inmiddels in gang gezet. De nieuwe medewerkers worden nog dit voorjaar verwacht.
- Samenwerking met bibliotheek Leeuwarden: het HCL gaat meer samenwerken met de bibliotheek. Niet alleen zullen lezingen en tentoonstellingen in de nieuwe multi-functionele ruimte van de bibliotheek worden gehouden, maar ook wordt er een plek ingericht waar digitale bestanden van het HCL kunnen worden geraadpleegd.

3. Beleid:

- Openingstijden: dit najaar zullen nieuwe openingstijden worden ingevoerd. De wensen van het (potentiële) publiek zijn daarbij richtinggevend. De uitslagen van een marketingonderzoek worden in september verwacht.
- Enkele leden van de bezoekersraad gaan hun achterbannen raadplegen over wensen wat betreft openingstijden.
- Interesse gemeentebestuur: de houding van het gemeentebestuur t.o.v. het HCL geeft momenteel geen aanleiding tot ontevredenheid.

4. Verbetering dienstverlening:

- Er komt een verstelbare stoel voor bezoekers met rugklachten.
- Het halen/brengen van archiefstukken wordt nog verder verbeterd.
- Enkele geplande verbeteringen n.a.v. de ‘kwaltiteitsmonitor’ en het recente onderzoek naar telefonische bereikbaarheid: er komt een kopieerapparaat in de leeszaal waarmee bezoekers zelf fotokopieën mogen maken, alsmede een drankenautomaat, informatiebladen e.d. en een nieuwe klachtenprocedure. Een volgende fase betreft onder meer: de aanschaf van een nieuwe reader printer, aanpassing openingstijden en vaststelling kwaliteitsnormen.

5. Verslag bezoek aan Genealogisch Centrum van de Mormonen in Salt Lake City:

- Minne Hoekstra vertelt over de geweldige dienstverlening van dit centrum, dat hij onlangs tijdens een vakantie bezocht.

6. Volgende vergadering:

- 27 mei, 17.00 uur. Centraal staat dan wederom het verbeteren van de dienstverlening.

Terug