Verslag bijeenkomst bezoekersraad HCL 8 februari 2007

Aanwezig: Otto Roemeling (vz.), Tineke Slof en Jan van der Woude; van het HCL: Jan Folkerts en Klaas Zandberg (not).
Afwezig: Rients Faber, Ad Fahner, Michiel Frankot en Herman Maring.

1. Verslag vorige bijeenkomst/agenda:

• Het verslag wordt goedgekeurd.
• Het extra agendapunt ‘bespreken beleidsnotitie’ wordt toch maar naar de volgende bijeenkomst verplaatst.
  

2. Mededelingen HCL:

1. organisatie:
   Er wordt m.n. hard gewerkt aan het jaarverslag en communicatie- en educatieve beleidsplannen.
   
2. activiteiten:
   Het project ‘Op stap mei Hidde en Hiske, jong in 1910’, gericht op de hoogste groepen van het basisonderwijs, is in uitvoering. Het betreft een samenwerkingsverband met o.a. Museumhaven en Museum de Grutterswinkel. Verder is er eind februari ‘help pake en beppe de vakantie door’ en natuurlijk de Open Monumentendag in september.
   
   NB: i.v.m. de nieuwbouw en voorbereiding van de opening c.s. zullen er de eerste helft van 2007 minder activiteiten worden georganiseerd.
   

3. Nieuwbouw:

1. mededelingen Jan Folkerts (en toelichting bij tekeningen):
   
   1. De depots zijn nagenoeg klaar. Er moet nog wat afwerking plaats vinden. Vanaf april worden de archiefkasten geplaatst.
   2. De verbouw van de oude school tot publieksruimten loopt iets achter in de planning. M.n. de dakconstructie had iets meer zorg nodig dan verwacht.
   3. Men is druk bezig met de bouw van de kantoorvleugel en het ‘tussenstuk’.
   4. De verhuizing zal hoogst waarschijnlijk eind augustus/begin september plaats vinden (volgens de planning).
   5. De inrichting van het terrein en ook de aanschaf van apparatuur zijn nog niet helemaal geregeld.
   6. De inrichting van de nieuwe leeszaal (voortaan informatiecentrum geheten) is op papier klaar. Hier kunnen meer bezoekers, documentatie en computers een plaats krijgen. Bovendien komt er een soort van loungeruimte voor ‘snackers’.
      
2. vragen van de bezoekersraad (m.n. Tineke):
   
   1. plaats pc’s (mede ivm lichtinval)? komt waarschijnlijk goed;
   2. studieplekken minder valide bezoekers goed bereikbaar? komt waarschijnlijk goed;
   3. genoeg werkruimte bij de readers? komt waarschijnlijk goed;
   4. voldoende aansluitpunten voor labtops? zeker;
   5. kopieerapparaat in balie niet schadelijk voor medewerkers? komt waarschijnlijk goed;
   6. waranda niet veel te heet in de zomer en/of te koud in de winter? komt waarschijnlijk goed;
   7. nergens meer een stilteregime of aparte faciliteiten voor serieuze onderzoekers? mogelijk krijgt de vide een wat ‘ouderwetse’ leeszaalsfeer;
   8. aan tuinzijde geen last van wandelaars? er lijkt voldoende afstand tot de paden;
   9. hek in steeg en om parkeerruimte? rest beveiliging? is een zwak punt: de steeg wordt i.i.g. ’s avonds afgesloten (verder voorlopig geen hekken), er komt mogelijk cameratoezicht en tot 22.00 uur zijn er stadswachten standby.
      

4. Nieuwe openingstijden:

Jan Folkerts geeft toelichting op het voorstel om in oktober nieuwe openingstijden in te voeren. Er wordt voorlopig uitgegaan van openstelling van dinsdag t.e.m. vrijdag van 10.00 tot 17.00 uur, zaterdag en zondag van 13.00 tot 17.00 uur. Op zondag is het informatiecentrum (leeszaal) niet geopend., maar ligt de nadruk op tentoonstellingen. De avondopening vervalt. Er is dus sprake van een verschuiving van de ochtenden naar het weekend. Vergeleken met 2006 is er teruggang in openingstijden van 40 naar 36 uur. Hoewel er geen uniformiteit is, maken andere (grotere) archief- of erfgoedinstellingen een vergelijkbare ontwikkeling door. Veel hangt af van wervende publieksactiviteiten en de mogelijkheden om daarvoor bemensing te beregelen.

De voornaamste uitgangspunten:

•  
  • de openingstijden moeten mede ten dienste staan van nieuwe doelgroepen (m.n. ‘snackers’),
  • openstelling deels ook buiten reguliere kantoortijden,
  • geen extra kosten,
  • de openingstijden moeten gemakkelijk te communiceren zijn.
    

5. Verbetering dienstverlening:

• De content van de website wordt doorlopend uitgebreid; onlangs met bijv. nieuwe toegangen op de consenten c.s. en bouwtekeningen. De beeldbank is o.a. uitgebreid met prachtige foto’s van Bas den Oudsten uit de jaren ’50.
• Het archiefblok ‘secretarie 1972-1981’ is onlangs (officieel) overgebracht naar het HCL.
  

6. Volgende bijeenkomst:

• rondleiding nieuwbouw: donderdag 10 mei (vanaf 16.00 uur; verzamelen in Grote Kerkstraat 29).
• reguliere bijeenkomst: donderdag 5 juli (vanaf 16.00 uur).
  

7. Rondvraag:

• Tineke: is al het besprokene openbaar? Vanaf 22 februari (voorlichtingsbijeenkomst medewerkers HCL) wel

Terug